Was das Finanzamt beim Geschäftsessen sehen will
Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar, wenn sie angemessen sind und du Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe schriftlich nachweist (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Genau diese Angaben trägt der Generator zusammen und setzt sie auf einen Beleg mit Unterschriftsfeld. Die restlichen 30 Prozent sind Privatvergnügen aus Sicht des Gesetzgebers – auch wenn das Essen rein geschäftlich war.
Die Rechnung der Gaststätte bleibt Pflicht
Der Bewirtungsbeleg ersetzt die Rechnung des Restaurants nicht, er ergänzt sie. Seit dem BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 muss die Rechnung maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein (Registrierkasse mit TSE); handgeschriebene Rechnungen werden nicht anerkannt. Bei Beträgen über 250 Euro muss die Rechnung außerdem den Namen des Bewirtenden enthalten – lass ihn vom Restaurant eintragen. Trinkgeld weist du über einen Vermerk auf der Rechnung oder eine Quittung nach.
Anlass konkret, Teilnehmer vollständig
„Geschäftsessen“ oder „Kundenpflege“ reicht als Anlass nicht. Schreibe, worum es ging: das Projekt, das Angebot, die Verhandlung. Bei den Teilnehmern nennst du alle Personen mit Firma oder Funktion – auch dich selbst. Der Generator verlangt diese Angaben, bevor er das PDF erzeugt, weil ohne sie der gesamte Abzug verloren geht.
Vorsteuer, Mitarbeiter, Privatanlässe
Die Vorsteuer aus der Bewirtungsrechnung darf ein regelbesteuerter Unternehmer zu 100 Prozent abziehen (§ 15 Abs. 1a UStG), obwohl ertragsteuerlich nur 70 Prozent zählen. Die Bewirtung eigener Mitarbeiter aus betrieblichem Anlass (Betriebsfeier, Arbeitsessen ohne Geschäftspartner) ist zu 100 Prozent abziehbar; der Generator hat dafür einen eigenen Schalter. Private Anlässe wie ein Geburtstag sind nie abziehbar, auch nicht mit Geschäftspartnern.
Häufige Fragen
Gilt die 70-Prozent-Regel auch für das Trinkgeld?
Ja. Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten und ist ebenfalls zu 70 Prozent abziehbar, muss aber nachgewiesen werden.
Reicht ein handgeschriebener Bon?
Nein. Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein (BMF vom 30.06.2021).
Muss ich den Beleg sofort ausfüllen?
Zeitnah. Angaben, die Monate später nachgetragen werden, werden im Zweifel nicht anerkannt.
Was ist mit einem Essen bei mir im Büro?
Die Regeln gelten auch für Bewirtungen außerhalb einer Gaststätte, etwa Catering im Büro. Die Rechnung des Lieferanten ersetzt die Gaststättenrechnung.
Bleiben die Daten bei mir?
Ja, alles läuft im Browser. Nichts wird übertragen.