Wozu ein Lieferschein dient
Der Lieferschein begleitet die Ware und dokumentiert, was wann an wen geliefert wurde. Er enthält keine Preise, damit der Empfänger die Lieferung prüfen kann, ohne dass Preise im Lager oder beim Kunden herumliegen. Mit der Unterschrift des Empfängers wird er zum Nachweis, dass die Ware vollständig angekommen ist – wichtig bei Reklamationen, Teillieferungen und Streit über den Gefahrübergang.
Pflicht oder nicht?
Eine gesetzliche Pflicht zum Lieferschein gibt es nicht. Üblich ist er im Handel und Handwerk, und viele Kunden verlangen ihn für ihren Wareneingang. Enthält die Rechnung alle Angaben des Lieferscheins, muss der Lieferschein nicht gesondert aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO); dient er als Buchungsbeleg, gilt die Aufbewahrungsfrist für Belege von acht Jahren. Als empfangener oder abgesandter Handelsbrief sind es sechs Jahre.
Was drauf gehört
Absender mit Anschrift, Empfänger, Lieferschein-Nummer und Datum, gegebenenfalls Lieferdatum und Auftragsnummer, dann die Positionen mit Bezeichnung, Menge und Einheit. Der Generator ergänzt eine Bitte um Prüfung und ein Unterschriftsfeld. Nummeriere Lieferscheine fortlaufend und verweise auf der Rechnung auf die Lieferschein-Nummer – das erspart Rückfragen.
Lieferschein und Rechnung
Für die Umsatzsteuer zählt die Rechnung, nicht der Lieferschein. Wenn du Lieferschein und Rechnung getrennt erstellst, sollten Positionen und Mengen übereinstimmen; Abweichungen (Teillieferung) trägst du als Hinweis ein. Die Rechnung selbst erstellst du mit dem Rechnungs-Generator.
Häufige Fragen
Braucht ein Lieferschein Preise?
Nein. Gerade das unterscheidet ihn von der Rechnung.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Als Handelsbrief sechs Jahre, als Buchungsbeleg acht Jahre; nicht gesondert, wenn die Rechnung alle Angaben enthält (§ 147 Abs. 3 AO).
Kann der Lieferschein die Rechnung ersetzen?
Nein. Für den Vorsteuerabzug des Kunden braucht es eine Rechnung nach § 14 UStG.
Muss der Kunde unterschreiben?
Nicht zwingend, aber die Unterschrift ist dein Nachweis über den Empfang.
Werden Daten übertragen?
Nein, das PDF entsteht in deinem Browser.