Was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört
Auch wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss Rechnungen mit bestimmten Pflichtangaben schreiben. Seit dem 1. Januar 2025 regelt § 34a UStDV, was mindestens drauf muss: dein vollständiger Name und deine Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Rechnungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe und ein Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Der Generator setzt zusätzlich eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum, weil viele Kunden und Steuerberater die vollständigen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG erwarten und du damit auf der sicheren Seite bist.
Kein Umsatzsteuer-Ausweis – und was passiert, wenn doch
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und darfst keine Vorsteuer abziehen. Weist du trotzdem Umsatzsteuer auf der Rechnung aus, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG). Der Generator blendet deshalb im Kleinunternehmer-Modus alle Steuerzeilen aus und setzt den Hinweis auf § 19 UStG. Die Grenzen seit 2025: Vorjahresumsatz bis 25.000 Euro und laufender Umsatz bis 100.000 Euro. Ab dem Umsatz, der die 100.000 Euro überschreitet, gilt die Regelbesteuerung sofort – ab dann schaltest du in den Stammdaten auf „Regelbesteuerung“ um.
Rechnungsnummer, Zahlungsziel, Verzug
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein; Lücken sind erlaubt, doppelte Nummern nicht. Ein Zahlungsziel ist keine Pflicht, aber sinnvoll: Ohne Vereinbarung gerät ein Verbraucher spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB) – der Generator setzt diesen Hinweis. Bewahre jede Rechnung als Kopie auf: Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren (§ 147 AO).
PDF-Rechnung oder E-Rechnung?
Kleinunternehmer dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen ausstellen, müssen aber seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für Kunden, die eine echte E-Rechnung verlangen (etwa öffentliche Auftraggeber), erzeugt die Pro-Version zusätzlich eine XRechnung-XML nach EN 16931. Prüfe die Datei vor dem Versand mit dem kostenlosen KoSIT-Validator – der Generator kennt deine Daten, aber nicht die Anforderungen deines Auftraggebers.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?
Nein. Du weist keine Umsatzsteuer aus und nennst stattdessen den Grund der Steuerbefreiung (§ 19 UStG). Weist du sie trotzdem aus, musst du sie abführen (§ 14c UStG).
Brauche ich eine Steuernummer auf der Rechnung?
Ja, entweder die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder deine USt-IdNr. (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG, § 34a UStDV).
Ist die PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (XRechnung oder ZUGFeRD). Die Pro-Version erzeugt zusätzlich eine XRechnung-XML, die du mit dem KoSIT-Validator prüfen solltest.
Kann ich eine falsche Rechnung einfach löschen?
Nein. Ausgestellte Rechnungen werden storniert (Stornorechnung mit negativem Betrag oder Gutschrift) und neu ausgestellt; die Nummernfolge bleibt lückenlos nachvollziehbar.
Werden meine Daten irgendwo hochgeladen?
Nein. Alle Eingaben bleiben im Browser (localStorage) und das PDF wird lokal erzeugt. Nur die freiwillige Lizenzprüfung für Pro fragt den Zahlungsanbieter Polar ab.