Wann ein Eigenbeleg erlaubt ist
Der Grundsatz der Buchführung lautet: keine Buchung ohne Beleg (§ 146 AO, GoBD). Fehlt ein Fremdbeleg, weil ein Automat keinen Bon druckt, ein Beleg verloren ging oder ein Trinkgeld nicht quittiert wurde, darfst du ausnahmsweise einen Eigenbeleg erstellen. Er ist ein Notbehelf und muss die Ausnahme bleiben: Häufen sich Eigenbelege oder werden sie für größere Beträge genutzt, wird das Finanzamt bei einer Prüfung genauer hinsehen und den Abzug im Zweifel streichen.
Was drauf muss
Ein Eigenbeleg enthält den Zahlungsempfänger, das Datum der Ausgabe, die Art der Ausgabe beziehungsweise den Zweck, den Betrag, den Grund für den fehlenden Originalbeleg und deine Unterschrift. Je konkreter der Zweck („Parkgebühr Kundentermin Firma X“ statt „Parken“), desto glaubhafter ist der Beleg. Der Generator setzt diese Angaben in ein sauberes Dokument mit Unterschriftsfeld – ausdrucken, unterschreiben, zu den Belegen heften oder als PDF zusammen mit einem Foto ablegen.
Vorsteuer: aus einem Eigenbeleg nicht möglich
Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung im Sinne des § 14 UStG voraus (§ 15 Abs. 1 UStG). Ein Eigenbeleg ist keine Rechnung. Als Kleinunternehmer spielt das keine Rolle; regelbesteuerte Unternehmer erfassen den Betrag brutto als Betriebsausgabe, ohne Vorsteuer zu ziehen. Der Generator schreibt diesen Hinweis auf den Beleg, damit die Buchhaltung ihn richtig behandelt.
Plausibilität ist alles
Ein Eigenbeleg wird anerkannt, wenn der Vorgang plausibel ist: Der Betrag passt zur Ausgabe, der Anlass ist betrieblich, das Datum stimmt mit Terminen oder Fahrten überein. Nimm die Kontoauszüge, Terminkalender oder Fahrtenbucheinträge als Nachweis hinzu. Für Bewirtungen gibt es einen eigenen Beleg – der Eigenbeleg ersetzt keine Bewirtungsrechnung.
Häufige Fragen
Für welche Beträge ist ein Eigenbeleg üblich?
Für kleine Beträge, etwa Parkgebühren, Trinkgeld, Automaten, Porto. Eine gesetzliche Grenze gibt es nicht, aber je höher der Betrag, desto strenger die Prüfung.
Kann ich aus dem Eigenbeleg Vorsteuer ziehen?
Nein. Dafür braucht es eine ordnungsgemäße Rechnung (§ 15 Abs. 1 UStG).
Muss ich den Eigenbeleg unterschreiben?
Ja. Die eigenhändige Unterschrift ist Teil des Belegs; bei digitaler Ablage reicht eine Unterschrift auf dem Ausdruck mit anschließendem Scan.
Wie oft darf ich Eigenbelege nutzen?
So selten wie möglich. Eigenbelege sind ein Ersatz für Ausnahmefälle, kein Dauerzustand.
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