Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen 25.000 € und 100.000 € richtig anwenden

Seit dem 1. Januar 2025 ist die Kleinunternehmerregelung in § 19 UStG neu gefasst. Die Grenzen sind gestiegen, die Logik hat sich geändert, und im Jahr 2026 gilt das alles unverändert weiter. Hier ist die Regel, wie sie 2026 funktioniert, mit den Stellen, an denen es in der Praxis hakt.

Die Regel in einem Satz

Du bist 2026 Kleinunternehmer, wenn dein Gesamtumsatz 2025 nicht über 25.000 € lag und 2026 nicht über 100.000 € steigt (§ 19 Abs. 1 UStG). Deine Umsätze sind dann von der Umsatzsteuer befreit: Du weist keine Umsatzsteuer aus, führst keine ab und bekommst keine Vorsteuer erstattet.

Beide Grenzen sind Nettobeträge. Weil steuerfreie Umsätze keine Umsatzsteuer enthalten, ist der Betrag, den du vereinnahmst, zugleich der maßgebliche Umsatz. Bis 2024 galten 22.000 € und 50.000 € brutto mit einer Prognose für das laufende Jahr. Das ist Geschichte.

Was zählt zum Gesamtumsatz?

§ 19 Abs. 2 UStG definiert den Gesamtumsatz als die steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Nicht mitgerechnet werden unter anderem:

• Umsätze aus der Vermietung von Wohnraum (§ 4 Nr. 12 UStG), wichtig für alle, die nebenbei vermieten,
• Heilbehandlungen, Unterricht und weitere steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG,
• der Verkauf von Anlagevermögen, etwa des Firmenwagens oder alter Technik,
• Umsätze, die im Inland nicht steuerbar sind, zum Beispiel viele Leistungen an Unternehmer im Ausland.

Mitgerechnet werden alle übrigen Lieferungen und Leistungen, auch unentgeltliche Wertabgaben wie die Privatnutzung von Betriebsvermögen.

Es zählt der vereinnahmte Betrag im Kalenderjahr: Die Dezember-Rechnung, die im Januar bezahlt wird, gehört ins neue Jahr. Das ist dieselbe Logik wie bei der EÜR.

Überschreiten im laufenden Jahr: sofort, nicht erst im Folgejahr

Das ist die größte Änderung gegenüber dem alten Recht. Überschreitest du 2026 die 100.000 €, endet die Steuerbefreiung sofort. Der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, unterliegt bereits der Regelbesteuerung, die Umsätze davor bleiben steuerfrei (BMF-Schreiben vom 18. März 2025, Abschnitt 19.1 UStAE). Ein Zurück im selben Jahr gibt es nicht.

Was dann sofort ansteht:

1. Rechnungen mit Umsatzsteuer (19 % oder 7 %) und allen Pflichtangaben nach § 14 UStG.
2. Umsatzsteuer-Voranmeldungen über ELSTER, im Regelfall vierteljährlich, monatlich ab 9.000 € Umsatzsteuer im Vorjahr.
3. Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen ab dem Wechsel. Für Leistungen, die du vor dem Wechsel bezogen hast, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen, auch wenn du sie später für steuerpflichtige Umsätze nutzt (BMF-Schreiben vom 10. November 2025).
4. Preise prüfen: Bei Privatkunden musst du die Umsatzsteuer entweder aus deinem bisherigen Preis herausrechnen oder den Preis anheben.

Und im Folgejahr? Lag dein Umsatz 2026 über 25.000 €, bist du 2027 automatisch regelbesteuert, selbst wenn du unter 100.000 € geblieben bist. Die Vorjahresgrenze wird jedes Jahr neu geprüft.

Gründer 2026: die 25.000 € gelten im ersten Jahr

Wer 2026 startet, hat kein Vorjahr. Dann gilt im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 €, ohne die frühere Hochrechnung auf zwölf Monate. Übersteigst du sie unterjährig, unterliegt bereits der Umsatz, mit dem du die 25.000 € überschreitest, der Regelbesteuerung. Im zweiten Jahr gilt die 100.000-€-Grenze, sofern das erste Jahr unter 25.000 € geblieben ist.

Die Wahl triffst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER, den du innerhalb eines Monats nach der Gründung abgibst.

Rechnungen als Kleinunternehmer

Seit 2025 gibt es eine eigene Vorschrift: § 34a UStDV. Deine Rechnung braucht mindestens

• Name und Anschrift von dir und deinem Kunden,
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung,
• das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, zum Beispiel „Steuerfreier Umsatz nach § 19 UStG“.

Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind nach § 34a UStDV nicht zwingend, aber sinnvoll, weil Geschäftskunden und Buchhaltungsprogramme sie erwarten. Weise niemals Umsatzsteuer aus: Der ausgewiesene Betrag würde nach § 14c UStG geschuldet. Nur bei Rechnungen an Privatpersonen verzichtet die Finanzverwaltung seit 2025 auf diese Folge.

E-Rechnung: Kleinunternehmer dürfen dauerhaft „sonstige Rechnungen“ auf Papier oder als PDF ausstellen, auch an Unternehmen. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Verzicht: Wann Regelbesteuerung besser ist

Du kannst auf die Befreiung verzichten (§ 19 Abs. 3 UStG). Das lohnt sich, wenn du hauptsächlich Unternehmen als Kunden hast, für die die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten ist, und selbst hohe Investitionen mit Vorsteuer tätigst. Der Verzicht ist unwiderruflich und bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre. Du erklärst ihn gegenüber dem Finanzamt, spätestens bis Ende Februar des übernächsten Jahres für das jeweilige Jahr. Danach kommst du nur zum Beginn eines Kalenderjahres zurück, wenn die Grenzen passen.

Erklärungspflichten 2026

Als Kleinunternehmer gibst du keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab und seit dem Besteuerungszeitraum 2024 auch keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr, solange du keine Steuer schuldest. Ausnahmen sind Reverse-Charge-Leistungen aus dem Ausland, innergemeinschaftliche Erwerbe und ein unberechtigter Steuerausweis. Deine Umsätze erklärst du über die Anlage EÜR (Zeile 12 im Vordruck 2025). Aufzeichnen musst du deine Entgelte trotzdem (§ 22 UStG, § 65 UStDV).

Kunden in anderen EU-Ländern

Seit 2025 gibt es die EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG). Wenn dein Umsatz im gesamten EU-Gebiet 100.000 € nicht übersteigt, kannst du die Kleinunternehmerregelung auch in anderen Mitgliedstaaten nutzen, deren nationale Grenzen du einhältst. Dafür beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer und meldest deine Umsätze vierteljährlich, jeweils innerhalb eines Monats nach Quartalsende. Ohne diese Teilnahme gelten für Verkäufe an Privatkunden im EU-Ausland, etwa bei digitalen Produkten, die Regeln des jeweiligen Landes, ab 10.000 € EU-weit über das OSS-Verfahren. Wer über Plattformen oder einen Merchant of Record verkauft, klärt die Konstellation am besten einmal mit dem Steuerberater.

Checkliste 2026

• Umsatz 2025 ermittelt: vereinnahmt, netto, ohne die ausgenommenen Umsätze. Höchstens 25.000 €?
• Umsatz 2026 laufend im Blick, Warnschwelle bei 90.000 € gesetzt.
• Rechnungsvorlage mit § 19-Hinweis und ohne Umsatzsteuer im Einsatz.
• E-Rechnungen empfangbar: E-Mail-Postfach, bei Bedarf ein Viewer für XRechnung oder ZUGFeRD.
• Entgelte aufgezeichnet, Umsätze in der Anlage EÜR erklärt.
• Bei Wachstum: Verzicht durchgerechnet, Umstellung auf Software mit Voranmeldung geplant.

Fazit

Die Kleinunternehmerregelung 2026 ist einfacher als früher, aber unerbittlicher: Zwei Zahlen entscheiden, und die zweite wirkt sofort. Wer seinen Umsatz monatlich mitschreibt, hat keine Überraschungen. Wer erst im Januar addiert, findet manchmal heraus, dass die letzten Rechnungen des Jahres Umsatzsteuer hätten enthalten müssen.